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Comunicação em viagens de negócios


 Considero de extrema utilidade e uma mais-valia a diversidade de meios e de formas de comunicação que temos hoje em dia ao nosso dispor para interagir com os diversos públicos, nomeadamente quando nos encontramos ausentes do nosso local de trabalho.

Devemos optar pelo meio de comunicação que seja o mais eficaz e aquele que melhor satisfaça os nossos propósitos, não descuidando as características do destinatário. Assim apresento algumas hipóteses, iniciando pela opção que menos se usa na atualidade: a carta. A carta foi largamente usada no passado tendo hoje em dia sido substituída, na grande maioria das situações, pelo email. Apesar disso, a carta continua a ser o meio de comunicação a usar quando o tema exige uma maior formalidade, por exemplo quando se efetua um convite formal ou se dá as boas-vindas a um visitante estrangeiro.

Também se utilizam os cartões: de cumprimentos ou de visita. Os cartões de cumprimentos podem ser os selecionados quando se envia uma lembrança a um convidado ou para escrever uma mensagem de agradecimento. Num evento, no início de uma reunião, numa pausa para café o cartão de visita é um meio de comunicação que se deve utilizar e que, hoje em dia, continua a ser fundamental. Em particular, quando a língua do nosso interlocutor for totalmente diferente da nossa pois permite não perder a oportunidade de retomar posteriormente o contacto com essa pessoa.

Ainda num contexto de alguma formalidade, os meios de comunicação mais recentes são o telefone e o telemóvel. Estes trouxeram para o nosso quotidiano uma flexibilidade e uma mobilidade incríveis. São hoje um excelente meio de comunicação quando queremos transmitir notícias breves e de alguma urgência. Ao utilizar o telemóvel em aeroportos ou salas de embarque procure, sempre que possível, um espaço pouco barulhento, facilitando assim a tarefa a quem escuta.

Por fim, temos o computador. Ao usar o computador respeite quem viaja ao seu lado, procurando não incomodar quem deseja descansar. Mesmo em viagem, ao enviar emails respeite sempre as normas: saudação, ortografia, espaço entre linhas, cumprimentos e assinatura. Quem recebe um email faz julgamentos baseados no que lê e nota os eventuais descuidos - rapidez e acessibilidade não devem ser sinónimos de desleixo. Tente ser conciso, utilize frases curtas mas atente ao tom que escolhe optando por usar um que seja mais formal evitando piadas excessivas, smileys e alguns acrónimos mais complicados de decifrar.

Uma área em que é preciso ter especial cuidado é em emails enviados de smartphones e tablets. Devido ao menor espaço no ecrã, a uma letra mais pequena e a um teclado mais difícil de utilizar, são mais atreitos a erros. No entanto, o destinatário não sabe, à partida, de onde está a escrever e está-se sujeito a deixar uma má impressão. Mesmo se for do clube dos que assinam os emails com “enviado do meu telemóvel X ou tablet Y”, quando o destinatário lá chegar, já o dano pela má imagem está causado!

Tenha presente que as regras não podem ser esquecidas só porque nos encontramos em viagem. Responder a email em periodo de viagem ou, especialmente, de férias, é um ato de cortesia e merecedor de respeito, em particular se o interlocutor estiver a par da situação. No entanto, na minha opinião, isso não permite descurar as regras.

Susana de Salazar Casanova


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