Gestão Eficiente de Compras

Programa Nacional de Compras Electrónicas
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Enquadramento

O Governo entende ser necessário acelerar a adopção dos procedimentos electrónicos no procedimento aquisitivo público  e no tecido empresarial português tendo em consideração a importância da matéria e a nossa desvantagem face a outros Estados Membros. Estes países já definiram uma estratégia nacional e executaram ou estão a executar projectos-piloto relevantes. Este atraso tornar-se-á mais evidente quando o trabalho preparatório que tem sido desenvolvido noutros países começar a dar frutos que lhes trarão vantagens competitivas cumulativas.

A Irlanda – país europeu com uma economia comparável à portuguesa – definiu uma estratégia de compras públicas electrónicas com um investimento associado de € 43 milhões e prevê vir a gerar poupanças de € 400 milhões entre 2002 e 2007 e, posteriormente, € 170 milhões anualmente. Este montante representa um ganho/poupança de 2% da despesa total de compras de € 8,8 Biliões.

O Estado, não obstante reservar para o sector privado e para as forças de mercado o papel de motor do desenvolvimento da sociedade da informação e, nomeadamente, do comércio electrónico, deve assumir um papel impulsionador. Deste modo, o Estado deverá actuar primordialmente nas seguintes vertentes:

• Liderar, dando o exemplo, o processo de adopção das compras electrónicas, deste modo actuando como catalisador para toda a Economia Nacional.
• Promover a confiança dos cidadãos e das organizações nos mecanismos de aquisição electrónica;
• Utilizar os meios necessários para sensibilizar, instruir e apoiar as empresas na adopção das compras electrónicas;
• Garantir uma infra-estrutura tecnológica de suporte às necessidades nacionais, nomeadamente através da criação de um Portal Nacional de Compras Electrónicas;
• Fortalecer o mercado, promovendo a qualidade da oferta de serviços de suporte às compras electrónicas;
• Assegurar a actualização do enquadramento legal necessário ao desenvolvimento das compras electrónicas;
• Mobilizar as capacidades do sector privado para a implementação deste Programa Nacional.

Visão

A utilização de meios electrónicos no processo aquisitivo público (compras electrónicas) irá gerar poupanças estruturais e ganhos de eficiência nas compras do Estado, aumentar a transparência e a qualidade de serviço prestado pelo Estado, e facilitar e alargar o acesso das empresas, grandes e pequenas, ao mercado das compras públicas.

As compras públicas irão facilitar e alargar o acesso das empresas, qualquer que seja a sua dimensão, ao mercado das compras públicas.

Os objectivos de actuação a que este eixo de actuação se propõe centram-se em duas grandes vertentes:

1. Dinamização das compras públicas electrónicas –, A dinamização das compras electrónicas na Administração Pública, contribuirá directamente para a redução de custos, o aumento da produtividade, e o incremento significativo da transparência nos processos de aquisição.
2. Generalização das compras electrónicas no tecido empresarial português – com particular enfoque nas PME – através da eliminação de barreiras à adopção e da dinamização de redes de valor em sectores chave da Economia Nacional, com o objectivo de aumentar a sua eficiência e a sua competitividade no contexto europeu.

Metas

A definição das metas a atingir está estreitamente ligada com os objectivos estratégicos preconizados.

2003

Definição de metas de poupança na Administração Pública resultante do Programa Nacional de Compras;

Concepção e implementação de um sistema de monitorização;

Criação da Unidade Nacional de Compras;

Disponibilização de um portal informativo sobre compras electrónicas;

Actualização da Legislação;

Operacionalização de 7 projectos-piloto de compras electrónicas em Ministérios;

Criação de sistemas centrais de: Registo Nacional de Fornecedores, concursos públicos electrónicos e gestão de catálogos electrónicos;

Operacionalização do Grupo de Trabalho para Interoperabilidade e Estandardização das Compras Electrónicas.

2004

Incorporação de funções transaccionais no Portal Informativo de Compras;

Lançamento do processo de implementação de compras electrónicas nos Ministérios;

Introdução de sistemas de negociação electrónica, pagamentos electrónicos, informação de compras, gestão e partilha de conhecimento;

Redução dos custos do processo de consulta ao mercado entre 10 a 20%;

Redução das compras fora de contrato entre 5 e 10%;

Realização electrónica de 15 a 30% dos processos de compra;

Actualização da Legislação.

2006

Realização electrónica de mais de 50% dos processos de compra;

Redução dos custos unitários entre 2,5 e 5% anualmente;

Redução dos custos das transacções entre 10% e 20% anualmente;

Informação electrónica sobre 70 a 100% dos processos de compra pública.

Prioridades de Actuação

A generalização das compras electrónicas na Economia Nacional implica actuar nas quatro vertentes apresentadas

1ª Prioridade: Definir a Estratégia, Objectivos e Monitorização

Esta vertente de actuação concretiza-se na definição da Estratégia Nacional de Compras Electrónicas. Para assegurar a relevância e adequação desta Estratégia, haverá que monitorizar de perto o desempenho das compras electrónicas nacionais, de modo a sustentar a tomada de decisões de dois tipos:

• Decisões estratégicas, que devem consistir num exercício regular de re-avaliação da conjuntura, interna e externa, reflectida na redefinição de metas, objectivos ou mesmo componentes da Estratégia;
• Decisões operacionais, que permitam re-orientar as iniciativas, os processos, a organização e a tecnologia de modo a assegurar que efectivamente contribuem para a Estratégia e respectivos objectivos.

2ª Prioridade: Implementar Compras Públicas Electrónicas           

Simplificação do Processo de Compras:

• Abordagem gradual à transformação do processo de compras, orientação para as melhores práticas de mercado;
• Utilização de pilotos para construir o futuro modelo operacional das compras através do teste de melhores práticas ao caso específico de Portugal;
• Simplificação e automatização dos processos de compras na Administração Pública;
• Padronização da categorização e codificação de produtos e serviços;
• Gestão integrada de relações com fornecedores.

Optimização de Estruturas:

• Criação de uma estrutura interina para assumir a responsabilidade de liderar o processo de compras electrónicas, no imediato;
• Criação, no curto prazo, de uma estrutura interina para assumir a responsabilidade de liderar o processo de compras electrónicas (futura Unidade Nacional de Compras);
• Definição de objectivos e responsabilidades dos diferentes elementos da estrutura de compras;
• Optimização das estruturas operacionais de compras e adaptação organizacional às exigências de um modelo de processos electrónicos;
• Agregação de estruturas onde existam economias de escala e/ou de aprendizagem.

Desenvolvimento de Competências:

• Desenvolvimento de competências internas na área das compras;
• Criação de agentes de inovação ao nível das várias estruturas do Estado;
• Gestão integrada do portfolio de competências de compras.

Adopção Tecnológica:

• Integração crescente de toda a plataforma tecnológica de compras electrónicas do Estado;
• Articulação dos fornecedores tecnológicos e de serviços de suporte às compras electrónicas;
• Enfoque da concorrência dos fornecedores em termos de inovação ao nível de novos serviços de valor acrescentado.

Gestão da Mudança:

• Envolvimento de todos os colaboradores chave para o sucesso do processo de mudança;
• Desenvolvimento de um plano de formação e comunicação sobre compras electrónicas para os colaboradores da Administração Pública.

3ª Prioridade: Implementar Compras Electrónicas no Tecido Empresarial   

Gestão do Conhecimento:

• Alavancar as capacidades e conhecimento nacional e internacional sobre o tema através de acordos de parceria;
• Gerir o conhecimento sobre redes electrónicas de criação de valor e compras electrónicas de forma articulada e integrada.

Comunicação/ Sensibilização:

• Massificar o conhecimento sobre compras electrónicas;
• Comunicar os benefícios de modernização tecnológica num contexto de rede de criação de valor;
• Facilitar o acesso a informação sobre compras electrónicas em geral e no Estado em particular.

4ª Prioridade: Criar Condições de Base para a Generalização das Compras Electrónicas    

Adequação da Legislação:

• Reenquadrar o modelo organizacional das compras do Estado;
• Criar um regime que incentive a migração das compras para um ambiente electrónico, através de procedimentos simplificados;
• Redefinir e simplificar o quadro regulamentar dos procedimentos de aquisição do Estado, com base na experiência adquirida durante as várias fases de evolução do processo de compras;
• Consolidar e simplificar o enquadramento legal que suporta e legitima as transacções, os mecanismos e os organismos necessários à realização de transacções electrónicas.

Estruturação de Incentivos:

• Definir os objectivos e âmbito do financiamento;
• Desenvolver instrumentos de financiamento estruturados;
• Operacionalizar uma estrutura de acompanhamento contínuo das empresas financiadas.