Objetivos do Encontro |  Comissão organizadora

Nos últimos anos, tem crescido nos meios científicos o interesse pela Administração Pública contemporânea e pela atuação dos seus órgãos, serviços e agentes na satisfação das necessidades coletivas, bem como a sua relação com as políticas definidas pelos diferentes poderes públicos que se sucederam na sociedade portuguesa.

A tradição administrativa do país, caracterizada por uma tendência centralizadora dominante, não abrandou com o processo de democratização, apesar do reforço da Administração Local e Regional, após a Revolução de Abril de 1974. Com efeito, ao crescimento do Estado, das suas funções e do número de funcionários públicos, em particular na Administração Central, correspondeu um sistema administrativo forte, hierárquico, burocratizado e formal, de grande dimensão, muitas vezes ineficaz, consumidor de grandes recursos e produtor de grandes quantidades de documentação em papel, muita dela redundante.

Desde os anos 80 e sobretudo nas últimas décadas, sucederam-se várias tentativas de reforma da Administração, procurando a simplificação de processos e a modernização administrativa, através do uso das tecnologias da informação e comunicação na resposta às necessidades e exigências dos cidadãos, incluindo as de maior transparência da atuação da máquina do Estado. Mas foi principalmente a partir de meados da década passada, com a criação de dois programas específicos, o PRACE e o PREMAC, que se acentuou a reestruturação da Administração Central, com a redução do seu campo de atuação, estruturas e recursos, orientando-a para uma maior racionalização e para uma gestão mais eficiente e económica.

Neste contexto, os arquivos da Administração acompanharam as suas vicissitudes históricas, caracterizando-se por uma grande produção e acumulação de informação/documentação, frequentemente gerida ineficazmente, secundarizada, impedindo a sua recuperação para efeitos administrativos, bem como para a satisfação das necessidades dos cidadãos ou a investigação e desenvolvimento do labor científico.

Com as sucessivas reestruturações, muitos órgãos e serviços foram concentrados, muitas instalações abandonadas e muitos arquivos transferidos em condições desadequadas, sem controlo para locais inapropriados. Com o PRACE e o PREMAC, a responsabilização das Secretarias-gerais dos ministérios pela recolha, tratamento e comunicação dos documentos de uso não corrente dos seus organismos teve alcance limitado. O organismo coordenador da política arquivística nacional desenvolveu diagnósticos que permitem conhecer melhor o estado destes arquivos, bem como orientações e soluções para o seu tratamento, preservação e disponibilização. Contudo, persistem enormes quantidades de massas documentais por identificar, avaliar e tratar nos espaços de armazenamento da Administração, bem como problemas de boa gestão da informação, que limitam a sua utilização pela atual Sociedade do Conhecimento.

Neste contexto, o Encontro Arquivos da Administração Pública constitui uma oportunidade para abordar questões relacionadas com as políticas, as estratégias, as metodologias e as experiências de intervenção nos arquivos da Administração Pública, bem como promover uma reflexão sobre os principais desafios que estes arquivos colocam na atualidade.

Objetivos do Encontro

• Criar bases para a identificação, tratamento e divulgação do património arquivístico produzido ou à guarda dos organismos da Administração Pública, independentemente da forma ou suporte dos registos documentais;
• Compreender a importância dos arquivos públicos não só para a salvaguarda da memória coletiva e individual mas também como garante dos direitos, liberdades e garantias dos cidadãos;
• Conhecer as políticas, metodologias, processos e instrumentos de gestão da informação nos vários organismos públicos;
• Contribuir para a identificação dos principais constrangimentos à gestão informacional nos organismos da Administração Pública e para a reflexão sobre os desafios que se apresentam na atualidade.

Os arquivos produzidos ou à guarda dos organismos da Administração Pública são uma fonte incontornável para compreendermos o passado mas também um recurso obrigatório para a tomada de decisão e para o bom funcionamento dos próprios organismos. Por outro lado, o acesso e a utilização desta documentação por todos os cidadãos é um dos pilares de um Estado transparente e democrático. Por tudo isto, estes arquivos desempenham um papel essencial no desenvolvimento das sociedades, tal como é referido na Declaração Universal sobre os Arquivos, aprovada pela Unesco.

As constantes reformas da Administração obriga à necessidade de intervenções atempadas e planeadas sobre os vários recursos informacionais dos organismos. De que modo foram desencadeadas essas intervenções e que desafios colocam aos gestores de informação?

A qualificação de sistemas de arquivo é uma necessidade premente, quer seja através da melhoria dos processos de gestão documental ou de quaisquer outras intervenções nesta área, desde que se faça a partir de uma perspetiva integrada e articulada dos vários recursos informacionais. Como é feita a gestão dos recursos informacionais nos organismos públicos?

O crescimento exponencial de informação, particularmente em suporte digital, tem proporcionado novos desafios aos organismos públicos, que passam pelas exigentes questões relacionadas com a gestão, manuseio e tratamento destes dados e informações, mas também pelas difíceis questões relacionadas com a preservação digital.

O acesso e a utilização da informação por todos os cidadãos tem conhecido alguns obstáculos que passam, entre outros, por dificuldades na aplicação da lei, pela acumulação descontrolada de informação/documentação e pelos deficientes (ou, muitas vezes, inexistentes) instrumentos para a sua recuperação. Que estratégias devem ser acionadas por forma a garantir o acesso à informação, tornando os arquivos um recurso para um Estado mais transparente e para o desenvolvimento da investigação científica e do conhecimento?

Neste sentido, a Comissão Organizadora do Encontro Arquivos da Administração Pública, convida arquivistas, técnicos e dirigentes da Administração Pública, investigadores e outros interessados, a participar neste Encontro, contribuindo para a partilha e troca de informações e experiências, bem como para o necessário debate sobre estes arquivos.

 

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Comissão organizadora

Maria Fernanda Rollo, Instituto de História Contemporânea da FCSH-UNL
Madalena Ribeiro, Arquivo de Ciência e Tecnologia da FCT e IHC, FCSH-UNL
Paula Meireles, Arquivo de Ciência e Tecnologia da FCT e IHC, FCSH-UNL
Pedro Penteado, IHC, FCSH-UNL

           

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