Título da comunicação: A Universidade de Coimbra e a sua memória: dos arquivos do passado aos arquivos do futuro, Arquivo da Universidade de Coimbra.

Resumo:

A presente comunicação tem por objectivo dar a conhecer o acervo arquivístico da Universidade de Coimbra, constituído ao longo dos séculos, desde a sua fundação em 1290 à actualidade, pondo em evidência a ligação essencial entre as estruturas orgânicas da UC como produtoras e receptoras da documentação/informação, por um lado, mas salientando também, por outro, os aspectos de tipo funcional das referidas estruturas, que condicionam, se não mesmo determinam, a organização dos seus arquivos.

De forma muito abreviada, apresenta-se a evolução e as vicissitudes estruturais por que a Escola foi passando ao longo dos séculos, divididas, para mais fácil compreensão, em fases cronológicas correspondentes aos períodos mais relevantes da UC.

Elenca-se o acervo arquivístico do AUC (universidade e distrital) e apresenta-se um quadro da secção universitária, instrumentos de pesquisa, plataformas informáticas e os processos em curso no âmbito do trabalho arquivístico

Finalmente, explicitar-se-ão as grandes preocupações quanto à política da UC relativamente aos seus arquivos.

 

Nota biográfica:

Júlio Ramos

Graus académicos:

Licenciatura em Filologia Germânica (Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra)

Curso de Bibliotecário-Arquivista (Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra)

Cargos actuais:

Assessor Principal de arquivo e Director-Adjunto do AUC.

Assistente Convidado da FLUC, em tempo parcial.

Outros cargos:

Foi Membro Correspondente da Secção de Formação Profissional do Conselho Internacional de Arquivos e da Subcomissão nº 6 (Normalização de Arquivos) da Comissão Técnica nº 7 do Instituto Português da Qualidade; Director-Adjunto da revista: “Boletim do Arquivo da Universidade de Coimbra”.

Algumas Publicações:

Inventário do Cartório do Colégio de São Tomás de Aquino de Coimbra. Coimbra : AUC, 1986.

As Faculdades de Teologia e Letras. In Memoria Professorum Universitatis Conimbrigensis (1772-1937). Coord. de Manuel Augusto Rodrigues. Coimbra : AUC, 1992. p. 3-85.

Notários e arquivistas: notas para um intercâmbio. Boletim do Arquivo da Universidade de Coimbra. Coimbra. XIII-XIV (1993-94) 81-98.

A função certificativa dos Arquivos Distritais e a questão da legalidade dos emolumentos a aplicar. Boletim do Arquivo da Universidade de Coimbra. Coimbra. XV-XVI (1995-96) 73-84.

A incorporação dos arquivos Judicial, Notarial e Judicial. Boletim do Arquivo da Universidade de Coimbra. Coimbra. XVII-XVIII (1997-98) 125-144.

Arquivística: teoria e prática de uma ciência da informação. Porto : Afrontamento, 1999. Vol.1. (co-autoria)

Inventário do Cartório do Colégio de São Tomás de Aquino de Coimbra. Caixa 9. Boletim do Arquivo da Universidade de Coimbra. Coimbra. XIX-XX (1999-2000) 167-208.

Catálogo das Inquirições do Colégio de São Pedro da Universidade de Coimbra. Boletim do Arquivo da Universidade de Coimbra. Coimbra. XXI-XXII (2001-2002).

A Faculdade de Teologia. In Memoria Professorum Universitatis Conimbrigensis(1290-1771). Coord. de Manuel Augusto Rodrigues. Coimbra : AUC, 2003.

Arquivos Distritais em Portugal: extensões das Conservatórias do Registo Civil e das Secretarias Notariais? In: Archivum et Jus: ciclo de conferências (2004-Outubro a 2005 Abril): actas. Coimbra : Arquivo da Universidade, 2006.

A documentação judicial do Arquivo da Universidade de Coimbra: presente e devir. Comunicação feita em 20 de Nov. de 2006, no âmbito do 2º Encontro de Bibliotecas e Arquivos Judiciais: Informação e Documentação Jurídica / Acesso e Partilha. Faculdade de Direito de Lisboa. 20 e 21 de Novembro de 2006.

O arquivo do Cartório Notarial do Centro de Formalidades das Empresas de Coimbra. Boletim do Arquivo da Universidade de Coimbra. Coimbra. XXV (2012)

A deontologia profissional e o direito à informação: equilíbrio no fio da navalha. Comunicação em 11 e de Outubro. de 2012, no âmbito do II Colóquio Luso Brasileiro – Direito e Informação: que responsabilidade(s)?, organizado pelas Faculdades de Direito e de Letras da UP, e CETAC.MEDIA – Centro de Estudos das Tecnologias e Ciências da Comunicação) e a Universidade Federal Fluminense (Programa de Pós-Graduação Justiça Administrativa (PPGJA-UFF) e do Núcleo de Ciências do Poder Judiciário (NUPEJ).

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Título da comunicação: Primeiros anos do Arquivo do Técnico: memória e gestão da informação, Núcleo de Arquivo do Instituto Superior Técnico.

Resumo:

Preservar a memória colectiva do IST através da organização, valorização e divulgação sistemática e integrada do património arquivístico da escola é a missão do Núcleo de Arquivo do Técnico. O Arquivo do Técnico tem, ao longo dos anos, criado e consolidado uma estrutura funcional direccionada à gestão de projectos; conservação permanente e aquisição; avaliação; tratamento arquivístico; preservação e conservação; comunicação, difusão e extensão cultural e educativa. Criado em 2005, aquando da restruturação orgânica do Instituto Superior Técnico, o Núcleo de Arquivo inicia funções a 1 de Março de 2006 com o acrónimo NArQ.

No início da sua actividade o enfoque recai sobre a necessidade de organizar e inventariar as massas documentais acumuladas dos fundos já existentes: IST – Instituto Superior Técnico; IAESTE – International Association for the Exchange of Students for Technical Experience e IICL – Instituto Industrial e Comercial de Lisboa. Simultaneamente verifica-se a necessidade de investimento pela definição e concepção de uma política de descrição documental ao fundo arquivístico do Técnico. À semelhança do processo de inventário, a descrição documental assiste à criação de uma folha de recolha de dados, à concepção de uma base de dados em filemaker, bem como à formação de profissionais em contexto de trabalho.

No decurso dos anos foram criadas as condições necessárias à concepção de depósitos, por via de obras de adaptação e reforma e instalação de estantes, que possibilitaram adaptar os espaços físicos existentes a uma área de depósito normalizada e estabilizada.

Com o objectivo de recuperar, preservar e difundir o património arquivístico da Escola, em 2007 é concebido o projecto de digitalização para o Arquivo do Técnico. O projecto centrou-se na documentação de valor histórico tendo-se definido  prioritária a área académica e os órgãos de gestão, projecto co-financiado pela Fundação para a Ciência e Tecnologia. Posteriormente, o projecto passa a integrar os arquivos pessoais do Prof. Alfredo Bensaude, Prof. Charles Lepierre e Eng.º Duarte Pacheco, co-financiados pela Fundação Calouste Gulbenkian. Impulsionado pelo projecto de digitalização surge a necessidade de criar o sistema de arquivo digital do IST, com características de disaster recover, com um crescimento espectável de 8 TB/ano.

A área de Serviços, direccionados ao cidadão, à comunidade IST e unidades administrativas e de gestão da Escola foi, desde cedo, vocacionada a facultar a acessibilidade, consulta, pesquisa e aquisição de documentos de arquivo do IST, através das valências de referência e leitura, consulta de documentos, pesquisas específicas, reprodução de documentos, transferência de suportes, empréstimo, ingresso e incorporação de documentos.

Com as comemorações do centenário do Técnico, a partir de Maio de 2010 surge a área de extensão cultural e educativa do Núcleo de Arquivo, a qual viria a enquadrar a oportunidade de divulgar o património arquivístico da Escola. Neste âmbito é lançada a página web do Núcleo de Arquivo, são realizadas exposições, físicas e virtual, bem como publicados livros e catálogos complementares às exposições e estabelecidas, neste âmbito, diversas parcerias e protocolos institucionais.

Desde 2011 a participar nos grupos de trabalho da MEF, em 2012 o Arquivo do Técnico adere ao PAEIS, na expectativa de implementar os instrumentos de interoperabilidade nos sistemas de informação do Técnico, nomeadamente pela aplicação do MIP, pela elaboração e aplicação do plano de classificação e do plano de preservação digital.

Em Agosto de 2011, com vista a abraçar a gestão documental, o Núcleo de Arquivo do Técnico, com a colaboração da Direcção de Serviços de Informática, promove o desenho de um projecto que viu ser aprovado em sede do QREN/SAMA: ” MAPIST- Modernização Administrativa dos Processos do IST” o qual, integrado com o PAEIS, configura o desafio para o Arquivo do Técnico para os próximos anos. O Projecto, co-financiado pelo FEDER, visa a melhoria da eficácia, eficiência e efectividade dos serviços prestados pelo IST a toda a sua comunidade de utilizadores, através de uma visão comum e transversal dos seus processos administrativos e de uma abordagem participativa e integrada à gestão da informação, do desempenho e da qualidade. O projecto tem enfoque na automatização dos serviços administrativos, com objectivo estratégico de desmaterializar e dar suporte aos processos administrativos, implementar um sistema de gestão documental eficiente, em ambiente de records continuum, bem como melhorar os portais que fornecem acesso aos serviços administrativos.

O NArQ em números:

Depósitos, total (nr) – 8

Depósitos equipados com condições ambientais, de instalação e segurança (nr) – 3

Área útil do espaço de armazenamento com documentação (m2) – 623,86m2

Dimensão total da documentação armazenada (m.l.) – 1.937m.l.

Registos de inventários (nr.) – 9.048

Imagens produzidas (nr.) – 326.169

Registos da descrição arquivística (nr.) – 22.408

Dimensão da documentação digitalizada (TB) – 9,052

Registos da descrição bibliográfica de apoio aos fundos arquivísticos (nr.) – 236

Registos de diplomas legais (nr.) – 120

Nota biográfica:

Ana Cristina Fonseca da Silva Rigueiro

Licenciada em Assessoria de Direcção, especializada em Ciências da Informação e Documentação pela Universidade Nova de Lisboa e titular das unidades curriculares de Arquitectura Organizacional de Sistemas de Informação e Gestão Estratégica e Comercial do mestrado em Engenharia Informática e de Computadores do Instituto Superior Técnico.

Exerce funções de Coordenação do Núcleo de Arquivo do Instituto Superior Técnico, na área de gestão de recursos humanos, técnicos e financeiros; na formação de profissionais e orientação de estágios; na execução de projectos co-financiados FCT, FCG, QREN/SAMA; bem como na concepção, planeamento e coordenação de projectos de arquivo digital, conservação permanente e aquisição, avaliação, tratamento arquivístico, preservação e conservação, comunicação e difusão e ainda extensão cultural e educativa.

Exerceu funções de Docente convidada na pós-graduação de Ciências da Informação e Documentação, no Instituto Superior de Línguas e Administração e de Formadora na área de Arquivo, na Secretaria Geral do Ministério da Educação.

Título da comunicação: O(s) Arquivo(s) da Universidade do Porto: de projeto a realidade, Faculdade de Letras da Universidade do Porto.

Resumo:

Nesta comunicação pretende-se dar a conhecer o caminho que, desde 1993, foi percorrido na Universidade do Porto (UP) com vista à institucionalização dos seus serviços de arquivo e ao tratamento e disponibilização da informação produzida e acumulada pelas variadas estruturas orgânicas (administrativas, de gestão, científico-pedagógicas, de investigação, organismos de interface, circum-escolares, etc.) que integraram e integram a UP, desde a sua fundação em 1911, incluindo também a informação de outras entidades que antecederam a Universidade e estiveram na origem dos estudos superiores na cidade do Porto.

Salienta-se, em especial, o trabalho desenvolvido no âmbito de dois projetos de investigação, financiados pela JNICT/FCT, entre 1996 e 2001, que tiveram como campo de trabalho e de estudo a informação arquivística da Reitoria e de cinco faculdades – Engenharia, Letras, Psicologia e Ciências da Educação, Arquitetura e Belas-Artes.

Dos projetos referidos, intitulados Gestão Integrada do Sistema de Arquivo da Universidade do Porto (1996-1998) e O Sistema de Informação Arquivística da Universidade do Porto: desenvolvimento da sua gestão integrada (1999-2001), resultaram publicações (em Portugal e no estrangeiro), bases de dados, tratamento e descrição arquivística, estudos de avaliação de informação (com submissão de propostas de eliminação à Direção-Geral de Arquivos), reuniões científicas (por exemplo, a “Conferência de Arquivos Universitários”, realizada em maio de 1997) e reuniões de trabalho com outras universidades centradas na problemática dos arquivos universitários. Mas, não menos importante, foi o impacto que os projetos tiveram no despertar das consciências dos responsáveis pela gestão universitária para a importância do arquivo como instrumento imprescindível para o bom funcionamento da instituição e como elemento insubstituível da memória orgânica institucional, enquanto fator identitário da própria UP.

Nota biográfica:

Fernanda Ribeiro

Resumo:

Breve história da criação do Arquivo Central da Universidade do Algarve – dificuldades, resolução de problemas, primeiros trabalhos desenvolvidos e objectivos atingidos.

Contextualização do serviço de Arquivo dentro da instituição e respectivas atribuições e obrigações na actualidade.

Caracterização do AC – recursos humanos, recursos materiais, horário, serviços prestados aos utilizadores e público tipo.

Descrição dos diferentes fundos que constituem, actualmente, o AC da UAlg.

Caracterização dos órgãos produtores, respectiva evolução ao longo dos anos, metragem total e séries documentais de maior destaque.

O projecto de elaboração da Portaria de Gestão Documental – contrariedades e objectivos atingidos.

Planos para o futuro.

Nota biográfica:

Nuno Ribeiro

Licenciou-se em Línguas e Literaturas Modernas, na variante de Estudos Portugueses e Franceses, na Faculdade de Ciências Humanas e Sociais da Universidade do Algarve (desenvolveu a tese final de curso na especialidade de Literaturas de Língua Francesa). Concluiu o Curso de Pós Graduação em Ciências Documentais, na variante de Arquivo, na FCHS da UAlg. Frequentou o curso de Mestrado em Ciências Documentais, na FCHS da UAlg. Está a preparar a tese de Doutoramento em Património Cultural.

Entre Fevereiro e Maio de 2002 secretariou Jornadas, Encontros e Colóquios na FCHS da UAlg.

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Título da comunicação: A Integração do Arquivo da FBAUP numa infraestrutura de repositórios, Faculdade de Belas Artes da Universidade do Porto.

Resumo:

O Arquivo da Faculdade de Belas Artes da U.Porto compreende o conjunto orgânico de documentos de natureza histórica, académica e administrativa, produzidos e recebidos de diferentes órgãos e serviços, desde a criação da Academia Portuense de Belas Artes, em 1836. Em 2009, deu-se início ao projeto de criação de uma biblioteca digital, em ambiente DSpace, com o objetivo de agregar numa única plataforma documentação de arquivo, biblioteca e museu, permitindo a pesquisa integrada de documentação de diferentes proveniências. O maior desafio deste projeto foi alterar a estrutura rígida característica dos arquivos, garantindo, ao nível da pesquisa, a navegação por produtores, assunto e unidades de descrição relacionadas.

Nota biográfica:

Isabel Barroso

Coordenadora do SDI da FBAUP. Licenciatura em Tradução; Pós Graduação em Ciências Documentais; Mestrado em Ciência da Informação. Docente na UFP em Ciência da Informação.

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Título da comunicação: O nosso arquivo é o teu arquivo, Faculdade de Belas Artes da Universidade de Lisboa.

Resumo:

O Arquivo Histórico da Faculdade de Belas Artes assenta os seus fundos documentais no Ensino de Belas Artes e Arquitectura ministrado sob a chancela da Academia de Belas Artes, que se instala, em 1836, no Convento de S. Francisco, tal como a Biblioteca Pública. Em 1862 esta Academia passa a designar-se por Academia Real de Belas Artes e em 1865 vão para Paris os primeiros bolseiros. Esta prática está bem patente nos documentos do Arquivo que, de modo “foto” biográfico nos permite conhecer que artistas fizeram este percurso, bom como a sua actividade artístico-literária enquanto bolseiros. Ainda não está reunida no mesmo espaço físico toda a documentação que integra o arquivo desta época, ficando de fora essencialmente o arquivo biográfico. No entanto, o recheio é suficientemente rico para permitir uma análise aturada das diferentes etapas de reorganização do ensino artístico que ocorreram em Portugal em 1844, 1868, 1970, 1971, 1975, 1976 até 1881 com a grande reforma pedagógica e a separação do sector escolar da Academia de Belas Artes. Decorrente destas mudanças, temos em 1925 o regulamento da Escola de Belas Artes, em 1932 a reforma do Ensino de Belas Artes e a partir de 10 de Junho de 1950 a Escola de Belas Artes passa a chamar-se Escola Superior de Belas Artes de Lisboa e ministra os cursos de Pintura, Escultura e Arquitectura. Estas alterações estão patentes no fundo do arquivo nos livros de actas, nos livros de ponto de alunos e professores e avaliação das disciplinas. Através destes registos podemos identificar colecções de desenho e de pintura dentro e fora da Faculdade de Belas Artes. Para além destes documentos, possuímos 30 caixas de documentação avulsa que corroboram estas situações, já organizadas e separadas em pequenos núcleos temáticos ou séries de documentos. A consulta deste arquivo é muito apreciada por investigadores, nomeadamente aqueles que estudam a evolução do ensino das Belas Artes ou aqueles que estudam colecções patrimoniais e museológicas. O arquivo está aberto a toda a comunidade em geral e em franca expansão no que respeita aos seus fundos, reorganização e imposição da sua figura institucional, certos do seu peso histórico e do seu valor patrimonial. Nestes momentos de crise financeira, urge alguma reflexão estratégica criativa, normativa de modo a permitir a permanência no futuro de tão rica e variada documentação produzida no passado que constitui, sem dúvida, os pilares da historiografia do Ensino das Artes em Portugal.

Nota biográfica:

Licínia Santos

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Título da comunicação: Arquivo central / Serviço de gestão de informação ativa e permanente da Faculdade de Letras da Universidade do Porto (FLUP) – passado e presente, Faculdade de Letras da Universidade do Porto.

Resumo:

Com esta intervenção pretende-se apresentar um Serviço de Arquivo de uma unidade orgânica (Faculdade), em todas as suas vertentes, adoptando um processo evolutivo, pelo qual passou ao longo de quase duas décadas de existência formal. Pensamos, que poderá representar um contributo, ainda que modesto, para uma troca de ideias e experiências com utilidade para os participantes deste workshop.

O Arquivo Central da FLUP foi oficialmente criado através do Regulamento e Quadro Não Docente da FLUP (resolução nº87/97, D.R., II série, nº193, de 22 de Agosto de 1997). Passados 10 anos sobre a sua existência, adquire mais competências ajustadas às novas realidades, para além das exigidas até então ao Arquivo Central. Atualmente, designa-se por Serviço de Gestão Ativa e Permanente, no Regulamento e Quadro Docente da FLUP (deliberação nº1179/2007, D.R., II Série, nº120, de 25 de Junho de 2007). Em termos orgânicos, esteve sempre sob a dependência da Direção de Serviços de Documentação e Sistemas de Informação, e é coordenado por um Técnico Superior (Arquivo), posteriormente designado neste novo quadro por Técnico Superior da área de Ciência da Informação.

Antes de partirmos para uma análise mais pormenorizada, gostaríamos de realçar que a instituição Faculdade de Letras da Universidade do Porto, teve dois períodos de existência: 1ª Faculdade, criada em 1919, e extinta em 1928; a 2ª Faculdade, foi de novo criada em 1961 até à atualidade. Pretendemos com isto dizer, que sofreu sucessivas mudanças ao longo do seu percurso, quer a nível de instalações quer a nível documental, justificado pelo funcionamento dos cursos em diversos edifícios, o que fez com que se perdesse muita documentação. Só mais tarde, em 1978, se conseguiu reunir a documentação dispersa, que foi depositada numa cave de um edifício anexo à Faculdade. Com a criação do Curso de Especialização em Ciências Documentais, e através de um estágio efetuado por este curso (1992-93), deu-se início à organização deste acervo documental, tendo-se dado continuidade nos anos subsequentes, através destes estágios. Só em finais de 1995, e através da contratação de um técnico superior de arquivo, se começou a dar forma a um serviço de arquivo, que como já foi dito, viria a ser formalizado 1997.

Assim, o SGIAP tem à sua guarda a documentação de natureza administrativa, produzida e recebida pelos diferentes órgãos e serviços da FLUP, desde 1961 até aos nossos dias, e ainda é detentor de fundos particulares que têm sido doados através de ligações a centros de investigação e por intermédio dos próprios investigadores. É, ainda de ressalvar, que existe um pequeno núcleo de inscrições, requerimentos e certidões referente à 1ª Faculdade (1919-1928). Toda esta informação produzida e guardada pelos serviços e órgãos, é enviada para o SGIAP, de acordo com o Regulamento, e no qual estão estabelecidos os procedimentos a efectuar desde a incorporação da documentação até à sua eliminação.

Toda a documentação é registada e submetida a um controlo técnico e posteriormente inserida no software GISA, a funcionar no Serviço. Este software assenta num modelo integrado, concebido para acompanhar diversas fases do ciclo vital de informação. Esta é inserida nesta base ficando disponível automaticamente no Gisa Web, o que permite a sua visualização e pesquisa.

Encontram-se em curso trabalhos de digitalização, entre os quais, a digitalização integral das Séries de Sumários (1961-2000). Estas séries estão disponíveis no Gisa Web da FLUP e no Repositório Temático da UP, com o qual colaboramos.

Para além do fundo institucional e como já referimos, a FLUP possui espólios particulares como o de José Capela, D. Sebastião Soares de Resende (I Bispo de Leiria), Dr. Silas Coutinho Cerqueira, Professor José Alfredo Mendes de Magalhães, Newton de Macedo, Conde de Vilas-Boas, entre outros, que se encontram em fase de tratamento técnico e de digitalização. São fundos particulares doados pelos próprios ou familiares aos centros de investigação e aos investigadores, os quais se revelam de grande importância para a investigação na área das Ciências Sociais.

É, pois neste sentido, que trabalhamos todos os dias, organizando, mantendo e preservando a informação por forma a servir a comunidade científica em que estamos inseridos e preservando a memória da nossa instituição.

Nota biográfica:

Margarida Maria Mota dos Santos

Licenciada em História pela Faculdade de Letras da Universidade do Porto (1995), especializada em Ciências Documentais – Arquivo, pela mesma Faculdade (1997) e Mestre em Ciências da Informação e Documentação – Arquivo, na Escola de Ciências Sociais da Universidade de Évora (2012).

Desde 1998 até à atualidade, é responsável pelo Arquivo Central da FLUP, hoje designado Serviço de Gestão de Informação Ativa e Permanente, inserido na DSDSI.

Participou em diversos congressos, jornadas, workshops, seminários e cursos de formação, ligados à área.

Colaborou nos projetos “Gestão da Informação no Sistema de Arquivo da UP” (1997-1999) e “Gestão da Informação no Sistema de Arquivo da UP: desenvolvimento da sua gestão integrada” (1999-2001).

Membro da Comissão Executiva do 7º Congresso Nacional de BAD (2001).

Membro da Comissão Permanente do Grupo de Trabalho da BAD de “Arquivos Universitários” até 1999.

Membro da Comissão Organizadora dos Seminários “Lugares da Memória da Vinha e do Vinho” (2001-2002).

Elemento da equipa de investigação do “Inventário do Arquivo da Real Companhia Velha”” (2001-2002).

Apresentou comunicação intitulada: “Os Fundos Documentais da Real Companhia Velha nos Arquivos do Rio de Janeiro” (2002), sendo publicada na Revista do CEPESE e nas Atas do referido encontro.

Fabiano Ferramosca

Licenciado em História pela Faculdade de Letras da Universidade do Porto (1996), Mestre em História Medieval pela mesma Faculdade (1998), especializado em Ciências Documentais – Arquivo, pela Universidade Portucalense (2004).

Atividade profissional:

Docente no ensino secundário (1995-1996)

Desde 1999 que tem exercido funções no Arquivo Central da FLUP

Publicações em coautoria:

2011: O Curso de História na FLUP 1962-2011: bibliografia de docentes do      Curso de História Universidade do Porto. Faculdade de Letras.            Departamento de História e de Estudos Políticos e Internacionais e             Biblioteca Central, Porto, 2011

2009: Market Integration in the Golden Periphery, The Lisbon/London            Exchange, 1854/1891, Explorations in Economic History, Elsevier, Vol.             46(3)

2005: Publicação do artigo intitulado O Rei Artur, na Revista Águas Furtadas          (vol. 9)

2001: O Livro da Abertura da Rua Nova, Edições Patrimonia, Cascais, 2001

Comunicações:

2010: A demografia no Porto na primeira metade do século XV apresentada na Associação Portuguesa de História Económica e Social (APHES) no ISEG

2009: A onomástica no Porto no séc. XV apresentada numa conferência da APHES na FLUP

Outros:

2001: Elaboração de um Manual Pedagógico e de um Guia de Recursos no Programa “DELFIM”, financiado pelo programa comunitário ADAPT

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Título da comunicação: Arquivo da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto, Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto.

Resumo:

Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto (FEUP): missão, funções e actividades.

A FEUP, unidade orgânica de ensino e investigação da Universidade do Porto, tem por Missão a criação, a transmissão e a difusão do conhecimento, da tecnologia e da cultura no âmbito da engenharia.

Como tal, a sua atividade visa a formação científica e técnica na área da engenharia, e a educação ética e cultural dos seus estudantes. A FEUP promove, igualmente, o desenvolvimento do conhecimento científico e técnico, através do patrocínio e suporte de práticas de IDI e extensão. Neste espírito, fomenta o progresso científico, técnico, económico, social e cultural da região e do País, participando também em iniciativas internacionais, nomeadamente, a nível europeu e na CPLP.

Das origens à atualidade: marcos cronológicos da FEUP

Com a criação da Universidade do Porto em 1911, os cursos de engenharia constituíram-se numa escola anexa à Faculdade de Ciências, até 1915. Por esta data surge a Faculdade Técnica, como polo agregador dos cursos de engenharia à época (Civil, Minas, Mecânica, Electrotécnica e Químico-Industrial), a qual mudou de designação para Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto, em 1926.

Em 1937, a FEUP inaugura instalações próprias, à Rua dos Bragas, mantendo-se, todavia, os anos preparatórios na Faculdade de Ciências, até 1975.

A partir de 1988 (com a Lei nº 108/88, de 24 de Setembro, focado na autonomia universitária) a Faculdade abriu caminho à expansão orgânica e funcional, nomeadamente, com o surgimento de departamentos e de serviços centrais, essencial para encaixar o forte crescimento e diversificação dos serviços prestados pela FEUP, sobretudo a partir da década de 1990, como resposta ao ambiente sistémico e à fase de crescimento económico, social e cultural sentidos. Desde então, a Escola concretizou sucessivas evoluções estatutárias e regulamentares, modelando a organização interna e o quadro de competências e funções, de acordo com as necessidades. Desde 2009, a FEUP encontra-se enquadrada no regime jurídico de fundação pública de direito privado adotado pela Universidade do Porto.

Para acompanhar o crescimento institucional, em 2000 a Faculdade mudou-se para as atuais instalações, na Asprela, dotando-se de melhores recursos.

O arquivo documental da FEUP

Através da resenha histórica percebe-se que a FEUP contém um potencial contexto de produção de informação de arquivo com uma amplitude de muitas décadas. E assim é, na realidade: o património documental de arquivo da Faculdade tem praticamente um século, desde os tempos da Faculdade Técnica do Porto (1915), acumulando cerca de 1600 metros lineares de documentação.

O Serviço de Arquivo da FEUP

O Arquivo da FEUP surgiu com o regulamento orgânico de 2000, encorpando os atuais Serviços de Documentação e Informação, herdando o legado documental administrativo que a Faculdade acumulou espontaneamente.

Missão do Arquivo

O Arquivo tem por missão promover uma política de gestão integrada da informação gerada, recebida e arquivada no âmbito das atividades desenvolvidas pela FEUP no cumprimento dos seus desígnios, compreendendo todo o ciclo de vida da informação, embebida quer nas formas convencionais quer nas novas tecnologias, com o objetivo de a rentabilizar como referência, prova, informação de apoio à decisão, e difusão e preservação da memória institucional.

Funções do Arquivo

As funções do Arquivo estendem-se ao estudo da informação produzida, recebida e acumulada, à génese e formulação da documentação, à sua tramitação, arquivo, avaliação, conservação, preservação, acesso e difusão, competindo-lhe ainda apoiar as secções orgânicas da FEUP na implementação destes procedimentos.

O seu funcionamento e intervenção estão bem definidos e normalizados através de um regulamento interno.

Principais projetos desenvolvidos pelo Arquivo

2000-2001 – Colaboração na obra de autoria da Profª Fernanda Ribeiro e Drª Maria Eugénia Matos Fernandes: “Universidade do Porto: estudo orgânico-funcional”.

2001-2003 – Estudos de avaliação e seleção de documentação acumulada, culminando no “Relatório de Avaliação da Informação Documental dos Serviços Académicos e Recursos Humanos”, apresentado à validação do, então, Instituto dos Arquivos Nacionais | Torre do Tombo.

2005-2006 – Aquisição, carregamento de dados e entrada em produção da aplicação informática para a gestão integrada de sistemas de Arquivo – GISA.

2007-2009 – Identificação, recenseamento, recolha e incorporação da documentação acumulada nos Departamentos.

2008-2009 – Integração no QUALIFEUP, desenvolvendo a análise e a descrição dos processos, atividades e tarefas realizadas pelo Arquivo.

2008-2011 – Projeto “Fixar Memória”, de migração da informação entre suportes, assente na produção de cerca de 600 mil objetos digitais a partir da documentação de conservação permanente, definindo prioridades pelos critérios “relevância da informação” (resultante das funções-fim) e antiguidade.

2010-2012 – Estudos de avaliação e seleção de documentação acumulada da área dos Serviços Económico-Financeiros.

2010 – … Participação na Rede Portuguesa de Arquivos.

Nota biográfica:

Título da comunicação: Do arquivo da Reitoria à gestão de recursos de informação da Universidade do Porto, Reitoria da Universidade do Porto.

Resumo:

Com mais de 100 anos e antecedentes que remontam ao século XVIII, a Universidade do Porto constitui um complexo macro sistema organizacional, gerador de um igualmente vasto e complexo sistema de informação.

O incêndio de 1974, ocorrido no edifício sede da Universidade, destruiu uma parte substancial dos seus arquivos. O imóvel albergava os órgãos de governo central, a Secretaria-geral da Universidade, as faculdades de Ciências e Economia, museus, laboratórios e bibliotecas, assim como os arquivos da Academia Politécnica do Porto e das escolas suas antecessoras, para além do arquivo da 1.ª Faculdade de Letras.

Os anos que se seguiram não favoreceram a preservação da informação gerada no contexto sistémico da Universidade. As sucessivas mudanças de ocupação dos edifícios existentes e o aparecimento de infraestruturas para acolher novas faculdades, novos cursos e um número crescente de estudantes e de pessoal docente e não docente contribuíram para a desorganização e dispersão dos acervos, que foram crescendo e adquirindo uma complexidade cada vez maior, retrato fiel da estrutura orgânica e funcional por detrás.

Os primeiros trabalhos de reabilitação dos arquivos instalados na Reitoria datam de 1996 e foram institucionalmente enquadrados por um projeto de tratamento arquivístico coordenado pela Secção de Ciências Documentais da Faculdade de Letras da U.Porto. Entre 1996-1998 as atividades centraram-se no recenseamento, classificação e reinstalação da documentação acumulada e na conceção dos primeiros instrumentos de acesso. Um novo projeto de investigação entre 1999-2001 alargou o âmbito e aprofundou a natureza do trabalho anterior.

Durante 2 anos consecutivos procedeu-se à caraterização orgânica e funcional da Universidade e à contextualização da informação gerada no decurso das atividades organizacionais.

Foi, porém, em 2001, com a criação do Arquivo Central da Reitoria, que os resultados alcançados adquiriram a sua expressão mais forte. Ao Arquivo Central da Reitoria foram atribuídas competências de gestão integrada da informação gerada pela Reitoria e Serviços Centrais, universo de intervenção que se revelou vir a ser mais amplo, ao alargar-se a outras unidades da U.Porto.

Entre 2005-2007, e ao abrigo de outro projeto de tratamento arquivístico e digitalização de documentos, desta vez da inteira responsabilidade da Reitoria, procedeu-se à organização e disponibilização na Web de vários milhares de projetos de instalações. Ficaram, assim, traçadas as linhas de força que iriam orientar as atividades futuras, em particular a criação do Arquivo Digital da U.Porto.

Entretanto, em 2006 teve lugar uma profunda remodelação orgânica das estruturas centrais da Universidade do Porto, que privilegiou a promoção e o alargamento da utilização das TIC às atividades organizacionais. A área funcional arquivo integrou o Departamento da Universidade Digital, responsável pela gestão de um numeroso conjunto de recursos e serviços nos domínios das infraestruturas tecnológicas, das novas tecnologias na educação e dos sistemas de informação e aplicações. Ao Arquivo Central foram cometidas novas competências:

“Promover uma política adequada de gestão de informação transversal à U.Porto, tendo em vista garantir que a informação produzida, recebida e acumulada no decurso das atividades contribui de forma eficaz e eficiente para apoiar a gestão organizacional corrente e que a informação pertinente e densa, que irá perdurar como memória da instituição, se encontra acessível de forma rápida e continuada.”

Neste contexto, e dada a crescente importância da necessidade de reconhecimento e

visibilidade da produção intelectual e científica das instituições de ensino e investigação, nas competências do recém-criado serviço de Gestão de Informação (que incorporou as atribuições do Arquivo Central) passaram a contar-se a gestão dos conteúdos disponibilizados pelo Repositório Institucional, em articulação com o Sistema de Informação SIGARRA, plataforma de suporte à produção, fluxo, armazenamento e acesso à informação de carácter pedagógico, científico, técnico e administrativo, implementada em todo o campus universitário a partir de 2003.ii

Com esta comunicação pretendemos apresentar os resultados dos trabalhos desenvolvidos e os projetos em curso na Universidade do Porto, que evidenciam o investimento feito ao longo dos anos mais recentes no tratamento, preservação e disseminação integrada e agregada dos seus recursos informacionais, sejam eles resultantes das atividades administrativas, académicas e pedagógicas ou das atividades de natureza cultural, técnica e científica.iii Porto, 16 de junho de 2013.

Nota biográfica:

Maria Eugénia Matos Fernandes

Mestre em História Moderna (1987), pós-graduada em Ciências Documentais (1987) e licenciada em História (1980) pela Faculdade de Letras da Universidade do Porto.

Ensinou História e Ciências Sociais no Ensino Secundário durante 6 anos (1980-1986) e trabalhou como arquivista no Arquivo Distrital do Porto durante 12 anos (1986-1998). Foi consultora na área da Ciência da Informação na Universidade do Porto entre 1996 e 1998 e, em Setembro deste ano, foi transferida para a U.Porto a fim criar e instalar o seu Arquivo Central.

Desde 2008 que coordena a Unidade Gestão de Informação do Departamento para a Universidade Digital da U.Porto.

O seu curriculum inclui publicações em História Moderna e Contemporânea e em Ciência da Informação. As publicações encontram-se disponíveis no Sistema de Informação SIGARRA da Reitoria e no Repositório Aberto da U. Porto.

Os seus interesses profissionais centram-se na Ciência da Informação e incluem repositórios e arquivos digitais, recuperação de informação e preservação digital.

Maria Isabel Cunha Sousa Gerós

Licenciada em História (1987), detém o diploma do Curso do Ramo de Formação Educacional em História (1989) e é pós-graduada em Ciências Documentais – Opção Arquivo (1995) pela Faculdade de Letras da Universidade do Porto.

Lecionou nos ensinos básico e secundário entre 1990-1992 e entre este ano e o de 1993 exerceu funções como arquivista no Arquivo Distrital de Viana do Castelo, onde colaborou no projeto de Inventariação de Bens Culturais Móveis promovido pela Secretaria de Estado da Cultura.

Desde 1997 que exerce funções de técnica superior de arquivo na Reitoria da Universidade do Porto, onde integrou o Arquivo Central da Reitoria à data da sua criação, em 2001 e, a partir de 2008, a Unidade Gestão de Informação da Universidade Digital (que absorveu as funções daquele Arquivo).

Durante o exercício de funções na Universidade do Porto integrou diversos projetos de investigação: 1.”Gestão de Informação no Sistema de Arquivo da Universidade do Porto”, entre 1996 e 1998, co-financiado pela JNICT e coordenado pela Secção de Ciências Documentais da Faculdade de Letras da Universidade do Porto; 2. “O Sistema de Informação Arquivística da Universidade do Porto: desenvolvimento da sua gestão integrada”, entre 1999 e 2001, projeto co-financiado pela FCT e coordenado pela Faculdade de Letras da U.Porto; 3. “A Universidade e a Cidade: Os desenhos dos edifícios da Universidade do Porto ao longo da história – um projecto de tratamento arquivístico e digitalização”, entre 2005 e 2007, co-financiado pelo FEDER e coordenado pelo Arquivo Central da Reitoria da Universidade do Porto.

Integrou a equipa de arquivistas que conduziu à concretização da obra “A Universidade do Porto: Estudo orgânico-funcional – modelo de análise para fundamentar o conhecimento do Sistema de Informação Arquivo” (Reitoria da Universidade do Porto, 2001) e colaborou na publicação “A Universidade do Porto e a Cidade – Edifícios ao longo da história” (Arquivo Central da Reitoria da U.Porto, 2007).

Entre as suas atividades mais recentes incluem-se a gestão de conteúdos no Repositório da U.Porto, em particular nas componentes Repositório Aberto e Arquivo Digital da U.Porto.

Os seus interesses profissionais centram-se na Ciência da Informação e incluem repositórios e arquivos digitais, recuperação de informação e preservação digital.

João Miguel Ferreira Pereira

Licenciado em Ciências Históricas – Ramo Científico (2001) e é pós-graduado em Ciências Documentais – Variante Arquivo (2003) pela Universidade Portucalense Infante D. Henrique.

Desde 2005 que exerce funções de técnico superior de arquivo na Reitoria da Universidade do Porto, onde integrou o Arquivo Central da Reitoria e, a partir de 2008, a Unidade Gestão de Informação da Universidade Digital (que absorveu as funções daquele Arquivo).

No exercício de funções na Universidade do Porto integrou o projeto “A Universidade e a Cidade: Os desenhos dos edifícios da Universidade do Porto ao longo da história – um projecto de tratamento arquivístico e digitalização”, entre 2005 e 2007, co-financiado pelo FEDER e coordenado pelo Arquivo Central da Reitoria da Universidade do Porto.

Colaborou na publicação “A Universidade do Porto e a Cidade – Edifícios ao longo da história” (Arquivo Central da Reitoria da U.Porto, 2007).

Entre as suas atividades mais recentes incluem-se a gestão de conteúdos no Repositório da U. Porto, em particular nas componentes Repositório Aberto e Arquivo Digital da U. Porto, e a disponibilização de conteúdos informacionais no portal da  U. Porto.

Os seus interesses profissionais centram-se na Ciência da Informação e incluem repositórios e arquivos digitais, recuperação de informação e preservação digital.