Newsletter 6 – Arquivo de Ciência e Tecnologia

Workshop Arquivos Universitários

A importância do património arquivístico universitário para o conhecimento e estudo do ensino universitário e da investigação científica, a par da necessidade de se adotarem políticas arquivísticas comuns nas instituições de Ensino Superior, definindo critérios para o tratamento e disponibilização deste património único, foram algumas das conclusões do Workshop Arquivos Universitários.

Organizado pela Fundação para a Ciência e a Tecnologia, através do Arquivo de Ciência e Tecnologia, pela Fundação Mário Soares, pelo Instituto de História Contemporânea da Faculdade de Ciências Sociais e Humanas da Universidade Nova de Lisboa (FCSH-UNL) e pela Direcção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, o Workshop Arquivos Universitários decorreu nos dias 4 e 5 de julho de 2013, nas instalações da FCSH-UNL.

Passados mais de quinze anos daquele que foi o primeiro encontro sobre os arquivos universitários nacionais – promovido pela Faculdade de Letras da Universidade do Porto, em maio de 1997 – os profissionais dos arquivos universitários em Portugal voltaram a contar com um espaço de partilha de informação e debate.

Na Sessão de abertura estiveram presentes João Costa, Diretor da Faculdade de Ciências Sociais e Humanas, Paulo Pereira, Vice-Presidente da Fundação para a Ciência e a Tecnologia, Maria Fernanda Rollo, Presidente do Instituto de História Contemporânea, Pedro Penteado da Direcção-geral do Livro, Arquivos e Bibliotecas e Alfredo Caldeira da Fundação Mário Soares.

A associação da FCT à organização deste workshop prendeu-se, como foi referido na Sessão de Abertura por Paulo Pereira, com a “preocupação pela preservação do património científico e tecnológico nacional e pela divulgação e acesso à informação, junto da comunidade de investigadores e da sociedade em geral”. Referiu ainda duas iniciativas da Fundação para a Ciência e a Tecnologia, relacionadas com o acesso à informação científica: as propostas de políticas da Fundação sobre o acesso aberto a publicações de resultados de projectos de I&D   e sobre a disponibilização de dados e outros resultados de projectos de I&D, que nesta altura, estavam em fase de consulta pública junto da comunidade de I&D.

Os objetivos gerais do Workshop Arquivos Universitários foram:
1. Conhecer com maior detalhe o património arquivístico destas instituições, nomeadamente os espólios produzidos e herdados ao longo dos anos;
2. Saber da existência de instrumentos de gestão documental que ajudem na gestão e difusão do património existente (ex: planos de classificação, portarias de gestão, instrumentos de descrição documental);
3.    Contribuir para a elaboração de um diagnóstico sobre a situação destes arquivos, que permita ajudar na delimitação de linhas de ação que promovam o tratamento do património arquivístico universitário.
A enorme adesão das reitorias e faculdades revelou o interesse pela discussão desta matéria e pela partilha de informação sobre as atividades e projetos em curso, tendo-se contado com a presença de responsáveis, técnicos e colaboradores de quase todas as universidades públicas nacionais – Algarve, Aveiro, Beira Interior, Coimbra, Évora, Minho, Porto, Lisboa, Nova de Lisboa, Técnica de Lisboa e Aberta.

O evento contou com a presença de mais de uma centena de participantes, a desenvolver atividade profissional não só nas instituições de Ensino Superior, universidades e politécnicos, mas também em unidades de investigação, laboratórios, museus, bibliotecas e centros de documentação, instituições bancárias, câmaras municipais, entre outros.
O painel intitulado História e memória da universidade foi revelador não só da antiguidade mas também da dimensão dos acervos de algumas universidades. Destaque-se o caso de Coimbra que tem à sua guarda documentação do século XVI. O painel Projetos em curso apresentou uma série de iniciativas que estão a ser levadas a cabo, com vista à divulgação e disponibilização de conteúdos na world wide web, nomeadamente nas universidades do Porto e de Lisboa.
A realidade e as problemáticas dos arquivos ligados a coleções museológicas bem como a unidades de investigação foram demonstradas no painel Outras dimensões da universidade. Exemplo disso é o trabalho em curso no Arquivo de Botânica da Universidade de Coimbra. No quarto e último painel, Acesso à informação, foram discutidos os desafios actuais e futuros na gestão da informação corrente nas instituições de Ensino Superior, nomeadamente as questões relacionadas com as políticas e os instrumentos de gestão da informação. A Direcção-geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas falou da nova abordagem metodológica, demonstrando preocupação com uma dinâmica colaborativa e de partilha do conhecimento.
Para a divulgação do evento foi criado o site Arquivos Universitários, que desde já se convida a conhecer. Atualmente, este site é uma plataforma que se destina à divulgação de eventos futuros e discussão de questões relacionadas com a gestão, tratamento e disponibilização do património arquivístico universitário. Para já, foram disponibilizadas as apresentações cedidas pelos conferencistas e as conclusões do evento.
Das conclusões do Workshop, destaca-se o compromisso assumido pela Comissão Organizadora de realizar, já em Janeiro de 2014, um segundo evento, dedicado às metodologias relativas à gestão e ao tratamento deste tipo específico de património.

Principais conclusões do Workshop Arquivos Universitários

• “A relevância da adopção de políticas comuns de intervenção arquivística, definindo critérios de tratamento, organização e acesso relativamente a esse património documental;
• A necessidade de identificação e de criação de um guia de fundos desse património;
• A necessidade de comunicação e debate interinstitucional, potenciando sinergias na gestão da informação […];
• O estabelecimento de redes de infraestruturas que assegurem a gestão dos arquivos universitários;
• A criação de canais de comunicação que apoiem e fortaleçam o diálogo, a partilha interinstitucional e a divulgação”.

O documento completo com as conclusões do Workshop Arquivos Universitários está disponível no blog http://arquivosuniversitarios.fct.pt/documento-de-conclusao/